1. ANTECEDENTES NORMATIVOS

La presente política de tratamiento de la información de datos personales se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Soluciones de Mantenimiento y Suministros S.A.S. en adelante “SoluClean”, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Domicilio: Zipaquirá (Cundinamarca)

Dirección: Carrera 16 # 24-46

Correo electrónico: contacto@soluclean.com.co

Teléfono: [+57] 322 445 90 60

Página Web: www.soluclean.com.co

3. OBJETO

Definir las directrices para garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de SoluClean, garantizado el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos en concordancia con la normatividad vigente el respecto.

4. ALCANCE

Esta política y los procedimientos contenidos en este documento serán aplicables a todos los datos personales registrados en bases de datos y archivos que sean objeto de tratamiento por SoluClean.

5. DEFINICIONES

De acuerdo con el artículo tercero de la LEPD y el artículo tercero del Decreto 1377 de 2013 los siguientes conceptos se definen así:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Cookies: Una cookie es un pequeño archivo de texto que se introduce en el ordenador la primera vez que se visita una página web, en cada ordenador hay una carpeta destinada a guardar todas las cookies que se van introduciendo.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Ese dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas o boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas en reversa.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y a los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Hosting: Es un servicio al que puedes asociar tu dominio. Si tienen un dominio, lo más probable es que lo quieras para tener una página web, o para tener cuentas de correo bajo tu propio dominio.

Reclamo: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por SoluClean, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

6. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SoluClean o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a SoluClean, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por parte de SoluClean o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento SoluClean ha incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.
• Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

• Recolección de los datos personales:

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por SoluClean deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley. Al momento de solicitar al titular la autorización, SoluClean deberá informarle de manera clara y expresa el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

• Autorización del Titular:

Para que SoluClean realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. SoluClean adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por SoluClean siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

• Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

Los titulares podrán en todo momento solicitar a SoluClean, la supresión parcial o total de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo a través del formulario dispuesto en la página de contacto de SoluClean, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. SoluClean responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de SoluClean.

• Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de SoluClean. Por su parte, SoluClean suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para efectos de responder las consultas, SoluClean, cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas, el cual podrá prorrogarse hasta por cinco (5) días hábiles informando al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

• Reclamos:

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SoluClean, el cual será tramitado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. DEBERES DE SOLUCLEAN EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

SoluClean, cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tomar las medidas para que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

SoluClean toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado.

Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos.

La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

10. MODIFICACIONES

SoluClean se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Privacidad, en su totalidad o parcialmente. En caso de haber cambios sustanciales en las Políticas referidos a la identificación de SoluClean y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, SoluClean comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

11. VIGENCIA

La presente Política de Privacidad rige a partir del 1 de enero de 2023.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.